Automatische Posteingangsverarbeitung mit KI
Eingehende Post, ob E-Mail, Brief oder Upload, wird automatisch erkannt, klassifiziert und an den richtigen Prozess weitergeleitet. Ohne manuelle Sichtung, branchenübergreifend und DSGVO-konform.
Das Problem
Manuelle Sichtung kostet jeden Tag Zeit
Posteingänge mischen Kanäle und Dokumenttypen. Jedes Stück muss gelesen, eingeordnet und weitergeleitet werden.
Viele Kanäle
E-Mail, Brief, Fax, Upload und Portal, jeder Kanal hat seinen eigenen manuellen Weg.
Manuelle Sichtung
Jemand liest jedes Dokument, ordnet es ein und leitet es an die richtige Stelle weiter.
Fehler und Verzögerung
Falsche Zuordnung und übersehene Vorgänge führen zu Nacharbeit und verpassten Fristen.
Keine Übersicht
Es ist unklar, was eingegangen ist, was offen ist und wo es gerade liegt.
Die Lösung
Vom Eingang zur Aktion, automatisch
Die KI erkennt jedes Dokument, extrahiert die relevanten Daten und übergibt den Vorgang an den richtigen Prozess.
Erfassung
Dokumente aus E-Mail, Scan und Upload werden zentral erfasst, auch per OCR.
Klassifikation
Der Dokumenttyp wird semantisch erkannt, nicht über starre Regeln.
Datenextraktion
Relevante Felder wie Nummern, Daten und Beträge werden ausgelesen und strukturiert.
Zuordnung
Der Vorgang wird dem richtigen Kunden, Objekt oder Fall zugeordnet.
Weiterleitung
Das Dokument landet automatisch im richtigen System oder beim richtigen Bearbeiter.
Übersicht
Jeder Vorgang ist nachvollziehbar, vom Eingang bis zur Erledigung.
DSGVO & Datenhoheit
Sensible Post bleibt im Haus
Posteingänge enthalten oft personenbezogene und vertrauliche Daten. Die Verarbeitung läuft DSGVO-konform und auf Wunsch on-premise.
- On-Premise oder in Ihrer eigenen Cloud betreibbar
- Kein Datenabfluss an externe KI-Anbieter
- Human-in-the-Loop für unsichere Fälle
- Berechtigungen aus den Zielsystemen gelten weiter
Branchen
Wo automatische Posteingangsverarbeitung hilft
Versicherungen
Schäden, Anträge und Korrespondenz automatisch einordnen und zuordnen.
Verwaltung
Eingehende Post klassifizieren und an das richtige Fachverfahren übergeben.
Kanzleien
Schriftsätze und Mandantenpost dem richtigen Akt zuordnen.
Immobilien
Belege, Verträge und Mieterpost dem richtigen Objekt zuordnen.
Integration
Anbindung an Ihre Zielsysteme
Die verarbeiteten Vorgänge werden direkt in Ihre Systeme übergeben, ohne Medienbruch.
- CRM, ERP und DMS per API
- E-Mail-Postfächer und Scan-Ordner als Quelle
- SharePoint, Fileserver und Cloud-Speicher
- Fachverfahren und Branchensoftware
Ablauf
Von der Idee zur produktiven Verarbeitung
Analyse
Wir nehmen Ihre Dokumenttypen und Kanäle auf und definieren die Regeln und Ausnahmen.
Proof of Concept
Die Verarbeitung läuft an echten Eingängen, mit messbarer Trefferquote.
Integration und Go-Live
Anbindung an die Zielsysteme, danach Betrieb mit Monitoring und Human-in-the-Loop.
FAQ
Häufige Fragen zur Posteingangsverarbeitung
Welche Dokumenttypen werden erkannt?
Rechnungen, Anträge, Verträge, Korrespondenz und mehr. Die Klassifikation erfolgt semantisch und wird auf Ihre Typen abgestimmt.
Funktioniert das mit gescannten Briefen?
Ja. Per OCR werden auch eingescannte Briefe und Bild-PDFs erkannt und weiterverarbeitet.
Was passiert bei unsicheren Fällen?
Über Schwellwerte entscheidet das System, wann es automatisch handelt und wann ein Mensch einbezogen wird (Human-in-the-Loop).
Ist die Verarbeitung DSGVO-konform?
Ja, und auf Wunsch on-premise, sodass keine Daten an externe Anbieter abfließen.
Wie genau ist die Klassifikation?
Die Trefferquote hängt von Ihren Dokumenten ab. Im Proof of Concept messen wir sie an Ihren echten Eingängen, bevor wir produktiv gehen.
Welcher Posteingang frisst bei Ihnen die meiste Zeit?
Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch. Wir schauen uns Ihre Eingänge an und zeigen, was sich automatisieren lässt.
Sprechen wir darüber, wie KI Ihr Unternehmen voranbringen kann.
Schreiben Sie uns an, wir freuen uns auf Ihr Projekt.