Dokumenteneingang automatisieren – für Steuer- und Anwaltskanzleien
Mehr Zeit für Mandate: 90% weniger Ablageaufwand
QUIKK verarbeitet Kanzleidokumente automatisch: erkennt den Inhalt, benennt Dateien nach Schema, ordnet sie der richtigen Mandantenakte zu und benachrichtigt die zuständige Person – vom E-Mail-Anhang oder Scan bis zur finalen Ablage, vollständig automatisiert.
Posteingang heute: Fristen, E-Mails, Anhänge – und Ablagechaos.
Steuer- und Anwaltskanzleien wiederholen jeden Tag dieselben manuellen Abläufe: E-Mails prüfen, scannen, speichern, benennen, in die Mandantenakte zuordnen, im DMS ablegen, Team informieren. Jeder Schritt kostet Minuten – multipliziert mit Dutzenden bis Hunderten Dokumenten pro Woche. Der Posteingang ist einer der größten versteckten Kosten- und Risiko-Treiber in der Kanzlei.
Hoher Zeitaufwand bei Dokumenttyp-, Rechtsgebiet/Steuerart- und Mandantenidentifikation
Fehleranfällige manuelle Ablage in Mandantenakten
Medienbrüche zwischen E-Mail, Scanner, DMS und Kanzleisoftware
Risiko durch verspätete Fristen- und Vorgangsbearbeitung
Rückfragen, Abstimmungsaufwand und Qualitätsprobleme im Team
Dauerbelastung für Assistenz, Backoffice und Sachbearbeitung
Der Posteingang, der sich selbst verarbeitet.
QUIKK übernimmt alle Schritte automatisch – von E-Mail/Scan bis zur fertigen strukturierten Ablage im DMS, SharePoint oder der Kanzleisoftware.
E-Mail/Scan Eingang
PDFs und Anhänge landen automatisch im definierten Eingang (SharePoint/OneDrive/DMS-Ordner).
KI-Dokumentanalyse
Erkennt automatisch: Dokumenttyp, Mandant, Akte/Vorgang, Rechtsgebiet oder Steuerart, relevante Inhalte (z. B. Fristen, Termine, Beträge).
Automatische Benennung
Sauberes Benennungsschema, z. B.: "Vollmacht Mandant Müller 2025-03-12.pdf" oder "UStVA Q3 2025 Mandant Schmidt.pdf"
Automatische Ablage
Ablage in der richtigen Mandantenakte im DMS, SharePoint/OneDrive oder direkt in der Kanzleisoftware.
Automatische Benachrichtigung
E-Mail oder Teams-Info an die zuständige Person. Betreff enthält Dokumenttyp + Mandant + Akte. Dokument wird automatisch verlinkt/angehängt.
Kanzlei-Integration
Zuordnung zur digitalen Mandantenakte, Zuweisung an Sachbearbeitung/Partner, automatische Erstellung/Anreicherung von Vorgängen, Start von Workflows (z. B. Fristprüfung, Rückfrage an Mandant, Vorbereitung Schriftsatz/Erklärung).
Prozesse, die sich selbst erledigen – statt Mitarbeitende zu belasten.
Zusammenfassung eingehender Mandantenunterlagen
Automatisierte Klassifizierung von E-Mails, Anhängen & Tickets
Erstellung interner Notizen & Aktenvermerke
Weiterleitung an die richtige Stelle (Team/Partner/Sachbearbeitung)
Vorbereitung von Schriftsätzen, Verträgen oder Steuerfällen (Kontext bereitstellen)
Erkennung nötiger Folgeaufgaben (z. B. Frist, Rückfrage, Vollständigkeitscheck)
Warum Steuer- & Anwaltskanzleien QUIKK einsetzen
weniger manuelle Dokumentenarbeit
schnellere Bearbeitung
Einheitliche Ablage
Vollständig konform
Deutlich schnellere Bearbeitung von Mandantenunterlagen
Einheitliche Mandantenakten ohne Ablagefehler
Massive Entlastung für Assistenz & Sachbearbeitung
Standardisierte, konsistente Prozesse über Teams hinweg
DMS-, SharePoint-, OneDrive- & Kanzleisoftware-ready
Vollständig DSGVO-konform
Ideal für moderne Kanzleiorganisationen
Steuerkanzleien
Anwaltskanzleien
Wirtschaftsprüfer & interdisziplinäre Kanzleien
Assistenz & Kanzleimanagement
Sachbearbeitung, Associates & Partner
Backoffice-Teams
Was uns auszeichnet
Speziell für Dokumentenprozesse in Kanzleien
Produkt statt IT-Großprojekt
Tiefe Automatisierung statt oberflächlicher KI
Wissen + Dokumente + Workflows = vollständige Lösung
Skalierbar ohne Personalaufwand
EU-Datenhaltung & Compliance
Ihr Posteingang kann in Sekunden statt Minuten verarbeitet werden.
QUIKK automatisiert den gesamten Dokumentenfluss – von E-Mail, Scan oder Portal-Download bis zur fertigen Ablage in der Mandantenakte. Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, schnellere Prozesse.
Let’s talk about how AI can move your business forward.
Get in touch – we look forward to your project.