Automatisierter Posteingang für dokumentenintensive Unternehmen
Dokumente rein → Daten automatisch im richtigen Zielsystem (CRM, DMS, Buchhaltung). Ohne Systemumbau, ohne Bastellösungen.
Das Problem
Ihr Posteingang frisst Zeit und Nerven
Kennen Sie das? Jeden Tag das gleiche Spiel: Dokumente öffnen, lesen, abtippen, ablegen. Wieder und wieder – obwohl die Informationen eigentlich schon digital vorliegen.
Stundenlanges Abtippen
Mitarbeiter verbringen täglich Stunden damit, Informationen aus E-Mails, PDFs und Briefen manuell in Systeme zu übertragen.
Medienbrüche überall
Dokumente kommen per E-Mail, Post, Fax oder Portal – jeder Kanal erfordert einen anderen manuellen Prozess.
Hohe Fehlerquote
Tippfehler, vergessene Anhänge und falsche Zuordnungen führen zu Nacharbeit, Beschwerden und Verzögerungen.
Keine Zeit fürs Kerngeschäft
Qualifizierte Fachkräfte verbringen ihre Zeit mit repetitiver Dateneingabe statt mit wertschöpfenden Aufgaben.
"Wir haben drei Leute, die den ganzen Tag nur Dokumente in unser System einpflegen. Das kann doch nicht sein."
– Typische Aussage eines Geschäftsführers im Erstgespräch
Die Lösung
Der Posteingang-Autopilot von QUIKK
Wir automatisieren Ihren Dokumenteneingang von A bis Z – ohne dass Sie Ihre Systeme umstellen müssen. Dokumente rein, Daten automatisch am richtigen Ort.
So funktioniert es
Analyse & Konzept
Wir analysieren Ihre bestehenden Dokumentenprozesse und Systemlandschaft. Gemeinsam definieren wir klare Regeln, welche Dokumente wie verarbeitet werden sollen.
Regelwerk & Fallbacks
Wir erstellen ein robustes Regelwerk für Ihre Dokumententypen – inklusive intelligenter Ausnahme-Behandlung für Sonderfälle, die nicht automatisch verarbeitet werden können.
Integration & Testing
Nahtlose Anbindung an Ihre bestehenden Systeme (CRM, DMS, Buchhaltung). Ausführliche Tests mit Ihren echten Dokumenten vor dem Go-Live.
Go-Live & Monitoring
Start im Echtbetrieb mit kontinuierlichem Monitoring. Sie behalten jederzeit den Überblick über verarbeitete Dokumente und Ausnahmen.
Was Sie bekommen
- Vollautomatische Dokumentenverarbeitung
- Anbindung an Ihre Bestandssysteme
- Regelwerk für Ihre Dokumententypen
- Intelligente Ausnahme-Behandlung
- Monitoring-Dashboard
- Laufende Optimierung & Support
Der Nutzen
Was sich für Sie konkret ändert
Keine vagen Versprechen, sondern echte Verbesserungen im Arbeitsalltag Ihres Teams.
Spürbare Zeitersparnis
Ihr Backoffice gewinnt wertvolle Stunden zurück. Zeit, die vorher für repetitives Abtippen draufging, fließt jetzt in wertschöpfende Arbeit.
Stunden pro Woche zurück
Weniger Nacharbeit
Keine Tippfehler, keine vergessenen Anhänge, keine falschen Zuordnungen mehr. Ihre Datenqualität steigt messbar.
Konsistente Datenqualität
Entlastung für Ihr Team
Ihre Mitarbeiter können sich endlich auf das konzentrieren, wofür Sie sie eingestellt haben – nicht auf stumpfe Dateneingabe.
Mehr Fokus aufs Kerngeschäft
Skalierbar ohne Mehraufwand
Mehr Dokumente bedeuten nicht mehr Arbeit. Ihre Automatisierung wächst mit Ihrem Geschäft mit.
Wachstum ohne Engpass
Unternehmen, die auf uns setzen.
milü Versicherungsmakler GmbH
Digitaler Posteingang – von Scan bis Kundenablage vollautomatisch
Eingescannte Briefe werden erkannt, klassifiziert, sauber benannt, im richtigen SharePoint-Kundenordner abgelegt und als E-Mail an den richtigen Berater zugestellt – inklusive PDF im Anhang.
Geschäftsführer
Kevin Schwederske
Unser Azubi hat früher einen Großteil seiner Zeit mit Scannen, Benennen und Ablegen verbracht. Heute kann er sich auf fachliche Themen und echte Kundenprozesse konzentrieren.
SharePoint-Upload triggert den Workflow automatisch
KI erkennt Dokumenttyp, Sparte und Kunde
Automatische Dateibenennung nach festem Muster
Ablage im passenden SharePoint-Kundenordner
Benachrichtigung per E-Mail inkl. PDF-Anhang
Umgesetzter Workflow
Digitaler Posteingang in SharePoint/OneDrive
Posteingang & Scan
Ein Brief trifft ein, wird geöffnet und eingescannt.
Ablage & Trigger
Die erzeugte PDF wird automatisch in einen definierten SharePoint-/OneDrive-Ordner hochgeladen.
Dokumentanalyse per KI
Automatische Erkennung von Dokumenttyp (z. B. Beitragsrechnung, Versicherungsschein), Versicherungsbereich (z. B. Kfz, Haftpflicht, Leben) und Kunde.
Benennung nach Muster
Umbenennung nach klarer Konvention, z. B. „Beitragsrechnung Kfz Max Mustermann 2025.pdf“.
Ablage & E-Mail-Info
Speicherung im jeweiligen SharePoint-Kundenordner und E-Mail an den zuständigen Berater mit PDF im Anhang.
Suche & Chat
Dokumente können per Chat schnell gefunden & zusammengefasst werden.
Ergebnis: Eingehende Post wird ohne Medienbruch verarbeitet. Vom Scan über KI-Erkennung & Benennung bis zur strukturierten SharePoint-Ablage und E-Mail-Benachrichtigung – mit minimalem manuellem Aufwand.
Über QUIKK
Warum Unternehmen mit uns arbeiten
QUIKK strebt an, wiederkehrende Aufgaben dauerhaft zu automatisieren: Unternehmen ertrinken in Dokumenten, während die vorhandene Software nicht das hält, was sie verspricht. Wir bauen Automatisierungen, die wirklich funktionieren – nicht nur in der Demo, sondern im echten Arbeitsalltag.
Unser Fokus liegt auf dokumentenintensiven Branchen: Immobilien, Versicherungen, Kanzleien und ähnliche Unternehmen, bei denen jeden Tag stapelweise Dokumente verarbeitet werden müssen.
Stabilität statt Basteln
Keine fragilen Prototypen, sondern robuste Lösungen, die im Alltag funktionieren. Wir denken von Anfang an an Ausnahmen und Edge Cases.
Integration in echte Systemlandschaften
Wir arbeiten mit dem, was Sie haben – ob SAP, DATEV, Microsoft Dynamics oder branchenspezifische Lösungen.
Erfahrung mit komplexen Dokumentenprozessen
Wir kennen die typischen Herausforderungen in dokumentenintensiven Branchen und wissen, worauf es ankommt.
Persönliche Betreuung
Sie arbeiten direkt mit den Menschen, die Ihre Automatisierung bauen. Keine Ticket-Warteschlangen, keine Call-Center.
Checkliste: 5 Fragen vor der Posteingangs-Automatisierung
Bevor Sie in ein Automatisierungsprojekt starten, sollten Sie diese fünf Fragen beantworten können. Unsere Checkliste hilft Ihnen, die richtigen Weichen zu stellen.
- Welche Dokumententypen eignen sich?
- Was sind realistische Erwartungen?
- Welche Systeme müssen angebunden werden?
- Wie gehe ich mit Ausnahmen um?
- Was kostet mich Nichtstun?
Checkliste anfordern
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und wir senden Ihnen die Checkliste als PDF zu.
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